Nettstaden vestrev.no
Vestland Revisjon er ansvarleg for informasjon på vestrev.no. Vi brukar ikkje informasjonskapslar, og samlar såleis ikkje informasjon om deg og eininga di.
Ansvarleg for handsaming av personopplysningar
VRKO v/dagleg leiar er ansvarleg for selskapet si handsaming av personopplysningar.
Kontaktopplysningar:
Vestland Revisjon Kommunale Oppgåvefellesskap, epost: post@vestrev.no
Dagleg leiar: Asgeir Tveit: asgeir.tveit@vestrev.no, tlf: 57 61 26 44,
mob 908 74 388.
Personvernombod: Charles Litsheim: charles.litsheim@vestrev.no,
tlf. 57 61 26 42, mob 913 33 046.
Databehandlar for denne nettstaden, vestrev.no, er Mediebruket AS, som vi har databehandlaravtale med.
Generelt om vår handsaming av personopplysningar
VRKO samlar inn og brukar personopplysningar til ulike føremål avhengig av kven du er og korleis vi kjem i kontakt med deg. All handsaming av personopplysningar skjer i samsvar med dei til ei kvar tid gjeldande personvernreglar, under dette personopplysningslova og personvernforordninga (GDPR).
Med «personopplysningar» meiner vi alle opplysningar som kan knytast til ein fysisk person.
Med handsaming meiner vi alt som vert gjort med personopplysningar, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpassing eller endring, attfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spreiing eller alle andre former for tilgjengeleggjering, samanstilling eller samkøyring, avgrensing, sletting eller tilinkjesgjering.
Kva tid handsamar VRKO personopplysningar?
For å utføre oppdraget vårt som revisor for eigarkommunane, er det naudsynt å handsame personopplysningar i ein del samanhengar. I all hovudsak handsamar vi dine personopplysningar på bakgrunn av ei eller fleire av følgjande årsaker:
· Du er medlem/varamedlem av styret eller representantskapet i Vestland Revisjon Kommunale Oppgåvefellesskap.
· Du har ei sentral stilling i ein av kommunane vi leverer tenester til.
· Du er sekretær for kontrollutvalet.
· Du har sendt inn ein førespurnad til revisor.
· Du har bedt om innsyn etter offentleglova.
· Du har søkt jobb hjå oss.
Vi kan også indirekte få opplysningar om deg når:
· Ein førespurnad inneheld opplysningar om deg.
· Vi mottek opplysningar om deg frå eit anna offentleg myndigheitsorgan.
· Ein tilsett har oppført deg som næraste pårørande.
· Ein jobbsøkar har oppført deg som referanse.
· Ein kontroll som skal gjennomførast inneber å skaffe opplysningar om deg.
Alle personopplysningar skal handsamast i tråd med personopplysningslova.
Handsamingsgrunnlag
a. Utøving av offentleg mynde
VKRO utfører revisjonstenester i samsvar med kommunelova Kapittel 24 og forskrift om kontrollutval og revisjon. I samband med dette handsamar vi personopplysningar for føremål knytt til naudsynte kontrollar i revisjonen. Selskapet handsamar også personopplysningar i samband med arbeidet til styret og representantskapet.
Vi nyttar e-post for å utføre arbeidsoppgåvene våre. E-postar vil bli sletta når dei ikkje lenger er naudsynte for vårt føremål. Handsamingsgrunnlaget er heimla i personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 e), som tillèt handsaming av personopplysningar når dette er naudsynt for utøving av offentleg mynde. Dersom opplysningane inneheld særlege kategoriar av personopplysningar, til dømes opplysningar om politisk oppfatning, er handsaminga heimla i personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 g).
b. Rettslege plikter
VRKO handsamar personopplysningar for å oppfylle rettslege plikter som verksemda er pålagt. Vi fører postjournal etter offentleglova § 10. All korrespondanse vert journalført. Hovudregelen etter offentleglova § 3 er at saksdokument, journalar og liknande register er offentleg tilgjengelege. Det betyr at alle kan gjere seg kjent med innhaldet i den korrespondansen vi har journalført. Dette med mindre at dokumenta skal unntakast offentleg innsyn.
Etter arkivlova § 6 har VKRO, som offentleg organ, arkivplikt. Det inneber at saksdokument vert lagra i eit arkiv på ubestemt tid. Alle dokument som er journalført vert overført til Arkivverket i tråd med arkivlova § 10 etter ei gitt tid.
Andre rettslege plikter ved handsaming av personopplysningar kjem fram mellom anna av rekneskapslova og skattelova.
Handsamingsgrunnlaget er heimla i personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 c), som tillèt handsaming av personopplysningar når dette er naudsynt for å oppfylle ei rettsleg plikt.
c. Handsaming av personopplysningar i andre samanhengar
VRKO brukar spørjeundersøkingar. Dersom desse undersøkingane ikkje vert gjort anonyme, vil VRKO be om samtykke til å lagre opplysningane.
Handsamingsgrunnlaget er då personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 a).
VRKO handsamar personopplysningar om jobbsøkarar for å vurdere søknaden. Tilsetjingsprosessen inneber handsaming av dei opplysningane søkjaren gjev oss gjennom dokumenta som blir sendt til oss Det gjeld søknad, CV, vitnemål og attestar og evt. samtale med referanse.
Handsamingsgrunnlaget for å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervju og ringe referansar er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Søknad og CV vert sletta innan 1 år etter søknadsfrist. Søkjarliste, innstillingar og stillingssøknadar på leiarnivå, vert overført til saks- og arkivsystemet vårt og oppbevart i tråd med arkivlovgjevinga.
Personalopplysningar om tilsette er naudsynte for å oppfylle arbeidsavtala. Handsamingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Kven VRKO deler personopplysningar med
Leverandørar av IT-tenester, pensjon, forsikring og medlemskap kan ha tilgang til personopplysningar dersom personopplysningar er lagra hjå desse eller på annan måte er tilgjengeleg for desse etter kontrakt med oss. Datahandsamar (prosessor) brukar personopplysningar etter avtale med handsamingsansvarleg. Vestland Revisjon baserer seg på generelt løyve til å nytte underleverandørar/underdatahandsamarar, jf. GDPR artikkel 28, der datahandsamaravtale er inkludert i avtale. Om slik avtale ikkje ligg føre vil vi inngå datahandsamaravtale særskilt.
Leverandørane skal opptre i samsvar med datahandsamaravtale. Leverandøren kan berre nytte personopplysningane for dei føremåla vi har bestemt og som er gjort greie for i denne personvernerklæringa.
For VRKO gjeld forvaltningslova sine alminnelege reglar slik som teieplikt, jf. forvaltningslova §§ 13, og forskrift om kontrollutval og revisjon § 20, samt eventuelle andre reglar i spesiallovgjevinga.
Vi leverer ikkje ut personopplysningar i andre tilfelle eller på andre måtar enn dei som er gjort greie for i denne personvernerklæringa med mindre personane det gjeld
· eksplisitt oppfordrar til dette
· samtykker til dette eller
· utleveringa er lovpålagt
Dine rettar om personopplysningar om deg
Du kan utøve dine rettar ved å sende oss e-post til post@vestrev.no eller brev til: Vestland Revisjon Kommunale Oppgåvefellesskap, Postboks 487,6803 Førde.
Du kan også kontakte vårt personvernombod Charles Litsheim, e-post charles.litsheim@vestrev.no, tlf. 57 61 26 42, mob 913 33 046.
Du har krav på svar utan ugrunna opphald, og seinast innan ein månad.
Innsyn i eigne opplysningar
Du kan be om ein kopi av alle opplysningar vi handsamar om deg, så langt ikkje teieplikta er til hinder for dette. For å sikre at personopplysningar vert utlevert til rett person, må krav om innsyn skje på ein måte som gjer at identiteten din kan bli stadfesta.
Korrigering av personopplysningar
Du kan be oss rette eller supplere opplysningar som er feilaktige eller misvisande.
Sletting av personopplysningar
I gitte situasjonar kan du be oss slette opplysningar om deg sjølv. Vi kan ikkje slette personopplysningar dersom det er tungtvegande grunnar for ikkje å slette. Kravet vil bli handsama innan 30 dagar.
Dataportabilitet
I nokre tilfelle vil du kunne ha tilgang til å få utlevert personopplysningar du har oppgitt til oss for å få desse overført i eit maskinlesbart format til eit anna føretak. Dersom det er teknisk mogeleg, vil det vere høve til å få desse overført direkte til det andre føretaket.
Klage til tilsynsmyndet
Dersom du er usamd i måten vi handsamar personopplysningane dine på, kan du sende klage til Datatilsynet. Sjå www.datatilsynet.no
Rettleiing om personvernreglane
Datatilsynet rettleiar om personvernregelverket. Sjå www.datatilsynet.no